Assalamualaikum semuanya para pemburu informasi dunia internet. :D

Kali ini saya akan membahas mengenai alih media arsip konvensional (bentuk kertas) ke dalam arsip digital. Baiklah mari kita mulai dari pengertian-pengertian dasar, apasih arsip itu? Kenapa arsip perlu dialih mediakan? Bagaimana sih proses alih media arsip itu? Apa saja kelebihan dan kekurangan alih media arsip itu? Dan tentunya pembaca semua memiliki banyak pertanyaan lain kan? Baiklah langsung saja ya ke pembahasan. CHECK IT OUT!!!

Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang terekam tersebut yang berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya.

Hilangnya arsip akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan.

Apresiasi yang tinggi terhadap arsip-arsip yang tercipta akan berdampak positif dalam proses penataan yang mungkin digunakan oleh organisasi. Perhatian yang serius terhadap arsip vital akan berdampak positif terhadap keamanan fisik dan informasi arsip vital. Selain penataan, harus ada perlindungan terhadap arsip-arsip yang merupakan arsip vital bagi organisasi, perlindungan yang dimaksudkan meliputi perlindungan fisik arsip dan juga informasi yang terkandung di dalamnya.

Menurut artikel dalam computer technology review, dua pertiga informasi yang dihasilkan di dunia sekarang ini merupakan informasi yang “born digital” artinya adalah informasi yang dari awal penciptaan sudah dalam bentuk digital yang dihasilkan oleh computer. Sealin itu menurut the social life of information, semua informasi tentang objek fisik, termasuk manusia, gedung, proses dan organisasi akan bersifat online. Sehingga perlu adanya suatu pedoman dalam penataan arsip digital. Pedoman arsip digital tidak boleh berbeda dengan arsip bentuk cetaknya. Bagaimanapun juga bentuk fisik arsip masih akan terus ada, berdampingan dengan arsip digital. Pengelolaan arsi digital ini tidaklah sama dengan pengelolaan arsip konvensional maupun arsip media baru meskipun arsip digital termasuk di dalam kelompok arsip media baru.

Dari penjelasan latar belakan diatas maka rumussan masalah yang ada yaitu sebagai berikut :

“Bagaimana Tata Cara yang Tepat untuk Program Arsip Digital”

Untuk mengimplementasi program alih media arsip dalam menunjang pembangunan sistem kearsipan di suatu instansi.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa  dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi  kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.  (UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1, Ayat 2)

Pengertian alih media sebagaimana diatur pada PP No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan Legalisasi, adalah alih media ke micro film dan media lain yang bukan kertas dengan keamanan tinggi seperti misalnya CD Rom dan Worm. Dengan demikian alih media yang dimaksud adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efesiensi. 

Agar alih media arsip berjalan dengan lancar maka perlu  dilaksanakan sesuai dengan ketetapan, yaitu seperti yang disebutkan dalam PP No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan Legalisasi, Bab II, Pasal 6 :

Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas saja. Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatka teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan yang lebih luas,  diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan otomasi.

Jadi tujuan digitalisasi, tidak lain adalah untuk mendapatkan efisiensi dan optimalisasi dalam banyak hal antara lain efisiensi dan optimalisasi tempat penyimpanan, keamanan dari berbagai bentuk bencana, untuk meningkatkan resolusi, gambar dan suara lebih stabil.

Di era digital ini sangat memberi peran penting dalam dunia kearsipan, contohnya alih media arsip konvensional kedalam bentuk arsip digital. Dalam pengaplikasian arsip digital memiliki bebrapa kelebihan dan kekurangan. Berikut adalah kelebihan dari digitalisasi arsip konvensional :

1.       Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan rekod atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2.       Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikas berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.

3.       Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

4.       Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.

5.       Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).

6.       Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy). Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.

7.       Mengrekod secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga

8.       Berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.

9.       Berbagi rekod secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.

10.   Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman pengrekodan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.

11.   Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalam media penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

12.   Pengematan SDM. Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi  dapat dilakukan dengan cepat.

Adapun untuk kekurangan dari digitalisasi saat ini dan juga beberapa cara untuk menyiasatinya adalah sebagai berikut ini :

1.       Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;

Jika terjadi manipulsai data saat ini terutamanya dengan manipulasi arsip digital dapat diatasi dengan memberikan keamanan yang ekstra terhadap penyimpanan arsip digital. Selain itu saat ini sudah terdapat ahli forensic digtal, dimana seorang ahli forensic digital dapat mengetahui mana file hasil copy, file hasil manipulasi, dll.

2.       Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;

Saat ini, di era modern ini, sudah banyak media social yang memberikan pelayanan akses yang mudah dalam mengirim file dengan batasan ukuran tersendiri, dan tentu saja keamanan sudah diperhitungkan. Sedangkan maslah untuk format file saat ini banyak perusahaan pengembang perangkat lunak pihak ketiga yang mampu untuk mengubah format file sesuai dengan kebutuhan kita, tapi tentu saja dalam pengubahan format kita harus mendapat ijin dari pihak kearsipan. Selain itu saat ini banyak media dan alat yang dapat mempermudah untuk memindahkan suatu file dari media elektronik ke media elektronik lainnya. Dan untuk memperoleh alat-alat tersebut sudah lebih mudah diperoleh untuk di kota-kota besar dengan harga yang beragam.

3.       Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.

Saat ini banyak instansi yang melakukan backup file. Minimal adalah 2 backup file yang dilakukan. Dan tempat penyimpanan backup-backup file tersebut letaknya berjauhan dari lokasi penyimpanan file asli. Hal ini diakukan untuk menghindari kehancuran dan kerusakan baik oleh alam maupun manusia secara bersamaan terhadap file asli maupun file hasil backup tersebut.

Penangkapan adalah proses penentuan arsip yang harus dibuat dan yang disimpan. Termasuk didalamnya adalah arsip yang di terima atau dikirim oleh organisasi. Penangkapan ini meliputi dokumen apa yang di tangkap, termasuk juga siapa yang boleh mengakses arsip tersebut dan berapa lama arsip tersebut disimpan. Arsip dgital yang tercipta dari awal penciptaan penangkapan dokumen dapat secara langsung diintegrasikan dengan sistem pengelolaan arsip digital, namun untuk arsip yang merupakan hasil digitalisasi maka ada beberapa cara dalam memindahkan arsip cetak ke dalam sistem arsip digital.

Metode yang digunakan dalam mengalih mediakan dokumen antara lain :

Alih media dengan menggunakan scanning atau memindai dokumen yang akan menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer

Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi.

Metode ini memindahkan data secara elektronik seperti dokumen office (e-mail), grafik atau data video ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronik. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag and drop ke sistem dan tetap menggunakan format data aslinya.

Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja  sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari pola pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna.

Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi.

Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya computer yang dapat memprosesnya, oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine Readable Record.

Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai funsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.

Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan, antara lain :

Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat  diproses sesuai dengan sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap, hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk  dan sebagainya.

Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur sistem pengindekan.

Hal ini merupakan aspek terpenting dalam manajemen arsip digtal, karena semua yang terhubung dalam jaringan dapat mengakses dan membaca arsip tersebut. Sehingga perlu ada tingkatan yang berbeda dalam antar pengguna dengan mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan keamanan arsip.

Ketersediaan arsip yang luas dan akses yang fleksisbel, dengan menyediakan beberapa cara dalam mengakses arsip tersebut. Manajemen arsip digital harus dapat memenuhi kebutuhan masing-masing pengguna dengan lokasi yang berbeda.

Keamanan yang komprehensif. Manajemen arsip harus meningkatakan kontrol akses yang kompreshensif dan sederhana. Administrator sistem mengontrol dokumen apa yang bisa diakses, dilihat dan di copy bahkan diedit atau dihapus oleh pengguna.

Selama ini terdapat dua pendekatan dalam melakukan retensi arsip elekteronis (skupsky, 1999,) yaitu:

Dengan melaporkan kata-kata yang terproses di mana dokumen ditemukan pada masing-masing departemen maupun periode retensi dokumen yang dimaksud. Namun pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:

Merupakan pendekatan yang dikembangkan sejak akhir decade 80-an dengan menggunakan hubungan sistematis dan menghubungkan seluruh data elektronis berdasarkan fungsi organisasi atas informasi yang ada. Fungsi organisasi tersebut merepresentasikan aktivitas bisnis yang standar, seperti pemasaran, keuangan, hubungan masyarakat, hukum maupun SDM. Dengan menggunakan kode yang telah disepakati yang dicantumkan pada buku pedoman, sistem penyimpananakan menetapkan tanggal pemusnahan dokumen berdasarkan perumusan penghitungan lama priode penyimpanan.

Sistem ini juga akan menghitung ulang apabila priode retensi berubah. Ada beberapa spesifikasi yang harus diperhatikan dala metode ini:

Arsip elektonik atau arsip digital sebagai arsip media baru harus juga memiliki tingkat kepercayaan sebagai sebuah arsip legal seperti halnya arsip konvensional bermedia kertas. Dengan diakuinya arsip elektronik sebagai dokumen legal, maka arsip elektronik dapat dijadikan bukti/petunjuk riwayat organisasi secara eksplisit. Dalam konteks legal, arsip elektronik merupakan sebuah bukti yang dapat berupa dokumentasi, perkataan, citra bergerak maupun bentuk lain. Selain utuh dan akurat, arsip elektronik harus memiliki tiga karakteristik utama yaitu:

Perangkat Legalitas alih media elektronik diantaranya adalah UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen perusahaan dan Aturan Pelaksanaannya: PP 88 tahun 1999 Tata cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm dan media lainnya, dan PP 87 tahun 1999 Tata cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.

Selain itu terdapat UU Keterbukaan Informasi Publik dan UU-ITE 2008. Misalnya untuk dokumen-dokumen elektronik perusahaan, dalam Konsideran UU No 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dinyatakan (huruf e) bahwa pembuatan dan penyimpanan dokumen, tetap diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum, karena itu kewajiban membuat dan menyimpan dokumen harus tetap dijalankan dengan mengupayakan tidak menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan, untuk itu perlu diadakan pembaharuan mengenai media yang memuat dokumen dan pengurangan jangka waktu penyimpanannya. Semengtara itu, dalam bagian lain (huruf f) dinyatakan bahwa kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan dokumen yang dibuat di atas kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik.

Adapun aspek legalitas dengan jelas dinyatakan sebagai berikut: Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi.

Dalam Pasal 15 dinyatakan bahwa :

Dari pasal-pasal UU No. 8 Tahun 1997 terlihat jelas bahwa aspek legalitas alih media dokumen atau arsip sebenarnya terkait erat dengan masalah Confidential, Integrity, dan Autenticity (Kerahasiaan, Integritas, dan Otentitas) sebuah arsip yang akan dijadikan alat bukti.

1. Confidential (Kerahasiaan).

Masalah kerahasiaan mengacu pada perlindungan arsip terhadap akses dan perubahan arsip dari yang tidak berhak (unauthorized). Untuk masalah ini sebenarnya mesin (komputer) sudah menyediakan seperangkat perlindungan, misalnya melalui acces controls, otorisasi, encrypsi dokumen, dll.

2. Integrty (integritas).

Sementara itu, masalah integritas mengacu pada perlindungan arsip dari penghapusan, revisi, dan perubahan. Masalah ini sudah ada metode perlindungannya, misalnya dengan cara: (a) arsip elektronik harus diproteksi sebagai read-only bukan over-written, (2) Revisi dan perubahan hanya boleh dilakukan terhadap copy (new record), bukan hasil arsip alih media yang original, (3) Kontrol yang ketat harus diberlakukan dalam perencanaan pemindahan (migration planning): alih media atau teknologi baru.

3. Otenticity (Otentisitas).

Adapun masalah otentisitas terkait dengan perkembangan teknologi dan sistem hukum. Terdapat banyak teknik penandaan yang mungkin digunakan untuk membuat arsip elektronik yang tertandai secara digital agar terjaga otentisitasnya. Masing-masing teknik tersebut menyediakan tingkat kepastian dan fleksibilitas yang bervariasi dalam mengidentifikasi dan memberi atribut suatu tanda kepada seseorang dan menjamin otentisitas arsip maupun tanda itu sendiri. Keragaman tersebut menimbulkan kebutuhan bagi lembaga Arsip Universitas untukmendefinisikan tingkat keterpercayaan sedemikian sehingga sebuah lembaga Arsip Universitas dapat mengasumsikan bahwa arsip elektronik yang telah diberi tanda otentikasi dari lembaga Arsip Universitas adalah otentik, memiliki integritas dan kehandalan yang baik.

Watermarking adalah salah satu metode membubuhkan tanda pada arsip elektronik untuk menjaga otentikasi, integritas, dan validasi tanpa mengubah bentuk ataupun isi dokumen yang bersangkutan. Teknik watermarking yang baik setidaknya memiliki kriteria:

Dalam sistem peradilan kita masih dipersoalkan masalah integritas dan otentisitas karena dalam pembuktian perkara masih mengutamakan aspek yuridis formal. Dari aspek teknologi masalah integritas dan otentisitas dapat diuji. Namun untuk sampai pada keabsahan sebagai alat bukti masih perlu saksi-saksi lain.

Informasi yang terdapat dalam Arsip elektronik dapat dengan mudah diubah, dimodifikasi, dihapus baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh brainware (manusia) atau dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak boot sector atau file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik, baik magnetic maupun optic memiliki keterbatasan, terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak pengguna. Untuk pemeliharaan fisik, media penyimpanan harus disimpan pada temperature antara 50⁰ F - 125⁰F.

Informasi Arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh banyak pengguna bila mereka mengetahui nama filenya. Dalam suatu database, computer bisA diakses untuk melihat file yang ada, bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file.

Hedstrom (1995) mendefinisikan pelestarian digital sebagai upaya untuk mempertahankan kemampuan untuk menampilkan, menemukan kembali, memanipulasi dan menggunakan informasi digital dalam menghadapi perubahan teknologi yang berlangsung secara konstan.

Pelestarian digital ini dilakukan berdasarkan fakta bahwa media penyimpanan digital cepat usang, sementara koleksi tercetak dapat bertahan bertahun-tahun tanpa campur tangan langsung. Sehingga untuk kolekasi digital diperlukan suatu perencanaan yang baik untuk pelestariannya baik itu perangkat keras atau perangkat lunak yang akan dipakai. Tanpa penangan yang baik maka koleksi digital hanya mampu bertahan sekitar sepuluh tahun.

Pelesatrian koleksi digital dapat dilihat dari tiga sudut pandang (Graham, 1995), Yaitu:

Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah untuk diubah, dihapus dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Selain itu usia atau daya tahan fisik arsip eletronik sangat terbatas, apabila semakin sering digunakan arsip elektronik akan semakin cepat mengalami kerusakan. Dan untuk pemeliharaan fisik arsip elektronik juga memerlukan cara penyimpanan yang baik.

Disamping ada beberapa kesulitan dalam pengelolaan arsip elektronik, juga terdapat beberapa keunggulan yang dapat diperoleh dari pengelolaan arsip secara elektronik yang antara lain : menghemat space, kapasitas simpan besar, akses informasi lebih cepat, menghemat SDM dan memperkecil kehancuran baik fisik arsip maupun data digital arsip.

Suatu instansi atau organisasi dalam mengelola arsip baik yang elektronik maupun yang cetak harus dikelola dengan tata aturan yang baik dan benar agar arsip dapat ditemukan dan dipergunakan untuk berbagai macam keparluan. Dalam mengelola arsip elektronik juga harus sejalan dengan arsip cetaknya, ada kesinambungan sehingga bukan meruapakn dua hal yang berbeda. Karena pada dasarnya informasi terekam dalam berbagai media (cetak non cetak) merupakan arsip yang akan dijadikan sebagai bukti sebuah kegiatan.

Monika Nur Lastiyani (2008) Manajemen Arsip Elektronik. www.bacaanonline.com/manajemen-arsip-elektronik-monika-nur-lastiyani, diunduh pada tanggal 25 Desember 2015.

P.P. No. 87 tahun 1999 Tata cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.

P.P. No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan Legalisasi.

Sugiarto, Agus, S.Pd., M.M.; Wahyono, Teguh, S.Kom., M.Sc.. 2015. Manajemen Kearsipan Modern : Dari Konvensional ke Berbasis Komputer. Yogyakarta : Gava Media.

Surya Pradana (2009) Keunggulan Pengelolaan Arsip Elektronik. http://surya-pradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan-elektronik.html, diunduh pada tanggal 25 Desember 2015.

U.U. No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.

U.U. No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.